Документ (від латин. documentus – спосіб доказу) – це матеріальний об’єкт (носій), що містить певну інформацію, оформлений у визначеному порядку й має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.
Документи оформляють на різних матеріальних носіях: на папері, фотоплівці, магнітній і перфострічці, дискеті, перфокарті тощо.
Документи мають різне призначення (функції). Ці функції можуть бути загальними, тобто їх виконують практично всі документи, і специфічними (властивими лише частині документів).
До загальнихналежать такі функції документів:
1) інформаційна (документ як засіб збереження інформації);
2) соціальна (документ задовільняє певні потреби суспільства);
3) комунікативна (документ як засіб зв’язку між установами, підприємствами і т.д.);
4) культурна (документ як засіб закріплення певних культурних традицій).
Серед специфічнихфункцій документів найголовнішими є такі:
управлінська (документ як засіб управління);
правова (документ як засіб закріплення правових норм);
історична (документ як джерело історичних відомостей).
Документи класифікуютьза різними ознаками:
1. За найменуванням розрізняють заяви, листи, довідки, службові записки, протоколи.
2. За походженням документи поділяють на службові, або офіційні (вони створюються установами, підприємствами, службовими особами, які їх представляють), та особисті (їх створюють окремі особи, і це не входить у коло їх службових обов’язків).
3. За місцем створення документи бувають внутрішні (чинні лише в межах установи, підприємства, у якому створені) і зовнішні (є результатом спілкування установи з іншими установами, організаціями тощо).
4. За призначенням виділяють такі основні комплекси документації:
організаційно-правова; планова; інформаційно-довідкова й довідково-аналітична; звітна; щодо особового складу (кадрова); фінансова; з матеріально-технічного забезпечення; договірна; колегіальних органів.
5. За напрямком розрізняють вхідні і вихідні документи.
6. За формою – типові й індивідуальні.
7. За ступенем гласності – звичайні, таємні (секретні), для службового користування.
8. За стадіями створення розрізняють оригінали (створені документи), копії (повне відтворення оригіналу) і витяги (відтворення певної частини оригіналу).
9. За термінами зберігання документи поділяють на такі категорії:
документи тимчасового зберігання (до 10 років);
документи тривалого зберігання (понад 10 років);
документи постійного зберігання (без обмеження терміну).
10. За технікою відтворення документи бувають рукописні й відтворені механічним способом.
Реквізити документів та вимоги до їх написання
Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.
Розрізняють постійні й змінні реквізити документа.
Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні — фіксуються на бланку в процесі заповнення
Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.
Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком.
Кожна установа, організація, підприємство повинні мати два види бланків: а) для листів; б) для інших документів.
Бланки виготовляються двох форматів — А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм).
Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом.
Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.
Поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній для кутового штампа.
Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити: "адресат", "гриф обмеження доступу до документа", "гриф затвердження", "резолюцію".
Формуляр-зразок передбачає такі реквізити та їх розміщення в управлінській документації
Основні правила оформлення реквізитів
Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.
№ | Реквізити | Розташування та правила оформлення |
1 | Державний герб України | Посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації |
2 | Емблема організації чи підприємства | Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку |
3 | Зображення державних нагород | У верхньому лівому кутку або посередині документа |
4 | Код підприємства, установи, організації | У верхньому правому кутку |
5 | Код форми документа | У верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи |
6 | Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа | У верхньому лівому кутку або посередині сторінки |
7 | Повна назва установи, організації або підприємства — автора документа | У верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом. Назва установи повинна відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї |
8 | Назва структурного підрозділу | У верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом |
9 | Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку | У верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: 01054, м. Київ-54. вул. Пирогова, 9, т. 221-99-33 На бланку для листів указується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО № 321518 |
10 | Назва виду документа | Зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу |
11 | Дата | Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 2002 р.) або цифровим — трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік— 17.06.2002 (тобто 17 червня 2002 року). Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0 (нуль): 03.04.2002. У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, візи, відмітки про виконання документа й направлення його до справи) |
12 | Індекс | У верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дає змогу забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02 — шифр структурного підрозділу; 10 — номер справи; 36 —реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії |
13 | Посилання на індекс та дату вхідного документа | У верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на № 02-10/135 від 01.03.96, де 02 — індекс структурного підрозділу; 10 — номер справи за номенклатурою; 135-— порядковий номер |
14 | Місце укладання чи видання | У верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ |
15 | Гриф обмеження доступу до документа | З правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка: «Для службового користування», «секретно», «цілком секретно» |
16 | Адресат | З правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища особи; коли приватній особі — тоді перед її прізвищем. Наприклад: Друкарня Никонову «Преса України» Миколі Петровичу Головному вул. Грінченка, редакторові буд. 7, кв. 19 Романову В. Ю. Київ-04 01004 Якщо документ адресується установі, її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування подаються у називному відмінку: Міністерство охорони здоров'я України Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи подається у родовому відмінку: Директорові Київської загальноосвітньої школи № 7 |
17 | Гриф затвердження | У верхній правій частині документа. Затвердження — спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифа затвердження: - слово ЗАТВЕРДЖУЮ;
Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ директор школи (підпис) Л. С. Семенова 07.10.2002 Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою: ЗАТВЕРДЖУЮ Наказ Міністерства фінансів України 20.04.2002, № 15 |
18 | Резолюція | Це напис, зроблений керівником установи на документі, який містить вказівки щодо виконання цього документа. У правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів: — прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ; — вказівка на порядок виконання документа; — термін виконання документа; — особистий підпис керівника; — дата. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, названа в резолюції першою. На документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа. Якщо документ підлягає поверненню або деталізується порядок йог» виконання, оформляється резолюція на окремих аркушах чи спеціальних бланках |
19 | Заголовок до тексту | Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається з прийменника «про»; має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Текст документа, надрукований на папері А5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень |
20 | Відмітка про контроль | З лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа, її проставляють за формою «К» або «Контроль» |
21 | Текст | Складається з таких логічних елементів:
Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля) |
22 | Відмітка про наявність додатка | Додатки до документів можуть бути трьох видів: а) додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів); б) додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом; в) додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначають у тексті: Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці (НОП) за формою, зазначеною у додатку 1. Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першої сторінки додатка: Додаток до наказу Міністерства освіти і науки України 15.10.2002 № 15 Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватися керівниками структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останньої сторінки додатка. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:
Додаток: на 2 арк. у 3 прим.;
Додаток: «Проект реконструкції ділянки» на 5 арк. у 2 прим. Якщо додаток залишається у справі, то зазначається: Додаток: на 2 арк. лише адресатові. У разі великої кількості додатків окремо складається їх опис, а в самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до опису на 7 арк. Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють за формою: Додаток: на 6 арк. у 2 прим, на першу адресу |
23 | Підпис | Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять:
Голова Державного комітету архівів України (Підпис) (Ініціали, прізвище) У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники. Якщо надсилають документ одночасно кільком установам, що належать до сфери управління установи, підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією - примірники. Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакові посади, то їхні підписи розташовуються на одному рівні: Директор Директор зош № 277 зош № 282 (підпис) (підпис) Л. С. Семчук Ю. Ю. Новак Розшифрування підпису в дужки не береться. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на документі, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом: «в. о.», «заст.»). Не допускається підписання документа з прийменником «за» або проставленням скісної риски перед найменуванням посади. Документ колегіальних органів підписує голова та секретар колегіального органу |
24 | Гриф погодження | Розрізняють дві форми погодження документів — внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) й зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит складається із: — слова «ПОГОДЖЕНО»;
— його розшифрування; — дати. Грифи погодження розташовуються нижче від реквізиту «підпис» або на окремій сторінці. Наприклад: ПОГОДЖЕНО Директор зош № 246 (підпис) С Б. Дмитрів 01.09.2002 Якщо зовнішнє погодження Документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється так: ПОГОДЖЕНО Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України 01.07.2002, № 12 Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка у самому документі на місці грифа погодження: Аркуш погодження додається Аркуш погодження оформляється за такою формою: АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ Назва документа Найменування Найменування посади посади (Підпис) (Підпис) (Ініціали, прізвище) (Ініціали, прізвище) Дата Дата |
25 | Віза | Внутрішнє погодження проекту документа — це його візування. Віза складається з:
У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали та прізвище): Завідувач кафедри (підпис) Б. М. Сайко 28.08.2002 Невеликі зауваження (1—2 рядки) розташовуються перед візою. У разі внутрішнього погодження візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі |
26 | Печатка | Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та ін. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т. п. Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ |
27 | Відмітка про засвідчення копій | У правому верхньому кутку пишеться слово «копія»; під реквізитом «підпис» — слово «правильно»; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. За потреби підпис завіряється печаткою |
28 | Прізвище виконавця та номер його телефону | Цей реквізит обов'язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з:
Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа |
29 | Відмітка про виконання документа й направлення його до справи | Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить такі відомості:
або виконавця: До справи № 07/54 Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 05.09.2002 (Посада, ініціали, прізвище) Відмітка «До справи» свідчить про те, що роботу над документом закінчено |
30 | Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій | Розміщується після тексту на нижньому правому полі першої сторінки документа. Містить:
дату перенесення |
31 | Відмітка про надходження | Містить:
Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:
Відмітка про надходження розташовується на нижньому правому полі першої сторінки документа |
- А. Н. Віденко "Сучасне діловодство", Київ "Либідь" 1998 р.
- А. С. Головач "Зразки оформлення документів", Донецьк "Сталкер" 1997 р.
- С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук "Сучасні ділові папери", Київ "А. С. К." 1998 р.
Немає коментарів:
Дописати коментар