1.Службові листи
належать до
основних засобів обміну інформацією між підприємствами, установами,
організаціями. Службові листи рекомендується оформляти тоді, коли неможливо
вирішити питання в усному спілкуванні.
Текст листа складається з двох частин: вступної та основної.
У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання
листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інших
матеріалів.
В основній частині тексту листа викладають його головну мету
у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Для
активізації й сприйняття інформації рекомендується починати текст службового
листа з основної частини, а докази та підстави викладати нижче. Службові листи
з нескладних питань можуть містити тільки одну частину. Службові листи можна
починати такими зверненнями: “Шановний Іване Васильовичу!”, “Пане Гарат!”,
“Шановний пане Гуцуляк!”, “Шановні панове!”.
Продовжують більшість листів такими словами: “У зв’язку з...”, “Відповідно до ...”, “Як
відомо...”, “Прошу...”.
Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або
на чистому аркуші паперу. Використовують аркуші формату А4 або А5.
Реквізити службового листа: дата (проставляють у день
підписання); індекс (проставляють у день підписання); посилання на індекс і
дату вхідного документа (у листах-відповідях); гриф обмеження доступу до
документа (у разі потреби); адресат; резолюція; заголовок до тексту; позначка
про контроль; текст; позначка про наявність додатка; підпис; гриф погодження;
візи; відбиток печатки; прізвище виконавця та номер його телефону; позначка про
виконання документа і направлення його до справи; позначка про перенесення
даних на машинний носій; позначка про надходження (проставляє адресат у день
надходження документа).
2. Інформаційні
листи –
це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи.
Як правило, адресат пропонує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в
такому листі, повинна бути якомога ширшою.
Рекламні листи – це різновид
інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і
надсилаються конкретним адресатам, щоб спонукати їх скористатися запропонованим
Листи-запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові
пропонують взяти участь у якихось заходах. Листи-запрошення адресують
конкретним особам, підприємствам, установам, організаціям.
Супровідні листи – це такі службові листи, в яких адресата
інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Супровідні
листи складають, коли потрібно доповнити чи роз’яснити основні документи.
Супровідні листи слід починати словами: “Надсилаємо...”, “Направляємо...”. У
текстах повинні зазначатися заголовки, індекси і дати документів, що
направляються.
Листи-повідомлення – це такі службові листи, в яких повідомляється
про щось чи стверджується якийсь факт. Їх направляють конкретному адресатові.
Листи-підтвердження – це службові листи, в яких підтверджується той
або інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, цінних паперів тощо.
Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова
“підтверджувати”.
Листи-нагадування – це службові листи, в яких нагадується про
наближення чи закінчення терміну якихось завдань, проведення заходів і
необхідність внаслідок цього вжити відповідних заходів.
Гарантійні листи – це такі службові листи, в яких гарантується
виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари тощо. Гарантійні листи
підписують керівник і головний бухгалтер підприємства.
Ініціативні листи – це такі службові листи, що спонукають адресата
дати відповідь адресантові. Залежно від викладеного в листі відповідь може бути
позитивна чи негативна. У разі негативної відповіді дається обґрунтування.
Листи-відповіді – це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні
листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в
листах-відповідях відповідають на кожне з них.
Етикет
ділового листування
Ділове листування вимагає дотримання норм і правил письмової
мови.
Норми і правила такого етикету передбачають, що вважається
припустимим у діловому листуванні, а що — неприпустимим. Це зумовило низку змін
при використанні в діловому листуванні словесних формул для дотримання ділового
етикету.
Найчастіше в діловому листі виражають не індивідуальні, а
групові інтереси фірм, підприємств, установ та організацій. Тому текст такого
листа викладають не так від власного "Я", як від власного
"ми".
Коли необхідно виокремити юридичну або посадову особу як
джерело дій, що пропонуються для виконання або фіксуються, застосовують кліше
на кшталт: "Юридична служба фірми роз´яснює...", що "Оплата
гарантується", "Лист відправлено", " . Якщо необхідно
наголосити небажаність або незаконність дій, що відбуваються неодноразово,
використовують недосконалий вид дієслова, наприклад: "Ваші співробітники
постійно порушують правила техніки безпеки". Коли треба зазначити, що дія
уже відбулася, використовують доконаний вид дієслова: "Колектив фірми вже
приступив до своєї звичайної роботи".
Вставні слова та звороти вможливлюють урізноманітнення
відтінків у тоні ділового листування. Зіставимо такі пропозиції: "Просимо
надіслати технічну документацію, що зберігається у вашому відділі". Таку
саму пропозицію, але із вступним словом: "Просимо надіслати технічну
документацію, що, найімовірніше, зберігається у Вашому відділі" — одразу
зведено нанівець категоричність, а фраза стає тактовнішою і коректнішою.
Порівняймо ще дві фрази: "Ваше прохання не може бути
задоволено" та "На жаль, Ми не можемо задовольнити Ваше
прохання". Як бачимо, друга фраза, з огляду на норми етикету, буде
доречнішою, оскільки відбиває більшу повагу, коректність і делікатність до
адресата.
Наскільки вставні слова зменшують сухість ділового листування
і надають відтінок шанобливості, можна побачити на прикладі такої пропозиції:
"Фірма просить, якщо це можливо, надіслати свого представника на засідання
експертної комісії з проблем якості нашої продукції", Отже, вставні слова
дають можливість внести в листування елементи доброзичливості в спілкуванні з
партнером, що забезпечує поважне ставлення до його професійного самолюбства.
В етикеті ділового листування неабиякого поширення набули
форми "Шановний" (шановні) колего(и)!"; "Дорогі
колеги!" — форма більш емоційна, що є доречною у листах-вітаннях.
Бажано бути максимально коректним, формуючи відмову, щоб не
втратити вигідного партнера. Перш ніж відмовити, спершу слід докладно пояснити,
чим зумовлена відмова .
У ділових листах грубість, нетактовність і будь-який інший
вияв неповаги до адресата неприпустимі: трапляються, на превеликий жаль,
елементарні порушення ділового етикету, коли очікуваний результат неначе
нав´язують адресату, наприклад "Надсилаємо Вам останній варіант проекту
трудової угоди... Просимо розглянути і затвердити". Порушення етикету в
тому, що зазначена угода може бути й не затверджена; діловій людині не завжди
байдуже, хто підписав адресований їй лист: відповідь на лист, підписаний директором,
також має підписати директор (або принаймні — його заступник) і навпаки:
відповідь на лист, підписаний заступником директора, може підписати директор.
Немає коментарів:
Дописати коментар